Kali ini kita akan melihat 3 tips yang boleh digunakan oleh para pembaca untuk menyelamatkan dokumen penting melalui kaedah digitalisasi. Digitalisasi bermaksud menukarkan dokumen fizikal kepada fail softcopy seperti PDF atau imej. Selain dapat mengurangkan kehilangan maklumat penting akibat kerosakan dokumen, ianya juga akan memudahkan anda untuk menggunapakai dokumen tersebut untuk pelbagai urusan harian juga.
Banjir merupakan satu fenomena alam yang sering berlaku di Malaysia. Lebih-lebih lagi di negeri-negeri yang berisiko seperti tinggi seperti Kelantan, Terengganu, Selangor, Perak dan Johor. Bencana alam ini sedikit sebanyak akan menyebabkan kemusnahan harta benda. Untuk mereka yang biasa mengharungi bencana ini sudah tentu telah biasa menguruskan keselamatan harta benda seperti perabot, barang elektrik, barang berharga dan dokumen penting. Dokumen juga boleh rosak disebabkan oleh pelbagai faktor lagi.
Berikut adalah 3 tips mudah untuk para pembaca praktikkan untuk melindungi kerosakan dokumen penting.
Tips 1: Gunakan Aplikasi mudah alih yang sesuai
Terdapat banyak aplikasi mudah alih smartphone yang ada untuk mendigitalkan dokumen anda. Antara yang terbaik adalah aplikasi CamScanner. Antara fungsi terbaik CamScanner adalah ianya mempunyai ciri auto-crop mengikuti saiz,lipatan dan suduh dokumen. Ini bermaksud, di keadaan seperti dokumen yang terlipat ataupun tidak sempurna sudut gambarnya, aplikasi ini mampu membetulkan semula supaya nampak lurus.
Selain itu, pengguna boleh menyimpan fail tersebut dalam bentuk imej mahupun PDF. Tambahan lagi, pengguna boleh mengakses fail tersebut melalui cloud account yang boleh diakses di pelayar internet (browser) di PC. Bermaksud, anda tidak perlu membuka aplikasi tersebut di smartphone untuk mendapatkan fail yang diingini.
Download di sini:
Tips 2: Gunakan Cloud Storage yang mudah di akses
Cloud storage adalah platform untuk kita menyimpan fail secara dalam talian. Cloud storage yang paling popular dan mesra pengguna adalah Google Drive. Sudah tentu, kini terdapat pelbagai perkhidmatan cloud storage yang boleh pengguna gunakan selain Google Drive seperti OneDrive, Apple Cloud, dan sebagainya. Namun, Google Drive mempunyai keunggulan dari segi kemesraan pengguna kerana hampir semua pengguna mempunyai cloud storage ini (sekiranya mereka mempunyai akaun Google (gmail)).
Tambahan, lagi saiz storage yang diberikan secara percuma bersama akaun pengguna adalah sebesar 15 GB. Saiz ini dikira sudah lebih dari mencukupi untuk tujuan biasa dan urusan harian pengguna domestik. Kalau anda merupakan pengguna bisnes, mungkin perlu subscribe atau upgrade saiz tersebut kepada 100GB atau 1TB.
Tips 3: Pastikan setting privacy yang sesuai untuk dokumen sulit dan sensitif
Jangan lupa untuk memastikan fail yang disimpan secara digital dilindungi daripada dimuatturun tanpa kebenaran. Fail-fail sensitif seperti kad pengenalan, surat beranak, surat nikah, geran kenderaan, gerant tanah, dan sebagainya perlulah disimpan dengan privacy "restricted" atau "Terhad" yang mana hanya anda sendiri atau pengguna yang diberikan akses sahaja boleh membaca atau memuat turun fail tersebut. '
Sama-sama kita doakan agar rakyat Malaysia sentiasa tabah dan diberikan kekuatan dan kesabaran untuk menghadapi bencana banjir.
Semoga semuanya selamat sahaja.