Surat-menyurat merupakan salah satu kaedah komunikasi yang penting dan luas digunakan dalam kehidupan seharian kita. Lebih-lebih lagi pada urusan-urusan rasmi di pejabat tempat kerja kita. Kini, sebahagian besar penggunaan surat-menyurat telahpun diganti dengan teknologi e-mel. Surat fizikal masih lagi digunakan terutama melibatkan urusan rasmi dan penting. Namun, untuk urusan harian yang lain, emel lebih mudah dan cepat digunakan untuk menyampaikan sesuatu maklumat kepada seseorang. Ketika menggunakan e-mel, pernahkan anda terfikir apa agaknya maksud jenis penerima yang digunakan di ruangan “TO”, “CC, dan juga “BCC”?
Mari kita lihat perbezaan ringkas tentang maksud perkataan tersebut.
1. TO – bermaksud “kepada” iaitu penerima utama. Penerima yang diletakkan di ruangan ini adalah orang yang paling mustahak untuk menerima mesej yang disampaikan. Mesej tersebut sememangnya ditujukan khusus kepadanya.
2. CC – Carbon copy bermaksud "Salinan Karbon". Sebenarnya dalam dunia sebenar, kita semua pernah menggunakan atau melihat helaian karbon. Terutama pada buku-buku resit yang mempunyai helaian kertas berwarna hitam. Fungsinya adalah untuk mewujudkan salinan tulisan yang ditulis di atas helaian buku resit ke atas helaian salinan pendua.
Dalam konteks komunikasi, ianya bermaksud penerima "CC" akan menerima mesej yang sama dengan penerima utama iaitu “TO”, namun ianya boleh jadi sebagai makluman pendua sahaja.
Contoh situasi adalah kita ingin menyampaikan mesej kepada seseorang, namun seseorang yang lain yang turut berkaitan dengan penerima utama perlu mendapatkan maklumat yang sama sebagai makluman, maka kita meletakkan penerima kedua tersebut di ruangan CC. Dengan cara ini, kita telah menjimatkan proses daripada terpaksa untuk “Forward” emel yang sama kepada penerima yang lain.
3. BCC – Nama panjangnya adalah Blind Carbon Copy. Penerima yang diletakkan di ruangan BCC akan menerima mesej yang sama dihantar kepada penerima "TO" atau "CC", namun penerima "TO" dan "CC" tersebut tidak akan mengetahui bahawa penerima "BCC" turut menerima mesej tersebut.
Dengan kata lain, penerima "BCC" adalah dirahsiakan daripada penerima "TO" dan "CC". Kaedah BCC sangat berguna apabila kita mempunyai sesuatu maklumat sensitif dan memerlukan perlindungan identiti penerima e-mel.
Bahkan ada keadaan dimana, penghantar emel sengaja mengosongkan bahagian penerima "TO" dan "CC", dan hanya menggunakan "BCC" sahaja demi melindungi identiti penerima dalam satu emel yang dihantar kepada ramai penerima.
PERBANDINGAN DENGAN SURAT SEBENAR
Memahami struktur emel membolehkan kita untuk faham tujuan dan cara terbaik untuk menggunakan teknologi e-mel.
Sebagai analogi ringkas, dalam hantaran ini ada gambaran perbandingan istilah-istilah emel dengan surat yang sebenar.
RUMUSAN
Kemahiran menulis emel merupakan salah satu kemahiran penting di era digital kini. Ianya melambangkan budaya komunikasi professional dan juga personaliti seseorang melalui gaya bahasa dan juga cara isi kandungan ditulis.
Seterusnya, emel yang digunakan perlulah mempunyai mesej yang jelas, efektif dan mudah difahami oleh penerima agar tidak menimbulkan kekeliruan maklumat pula.
Seseorang yang mahir menggunakan tatabahasa, dengan lenggok bahasa yang professional sudah tentu melambangkan perwatakan yang professional.
Bahkan, kemahiran ini penting sebagai salah satu simbol KEYAKINAN DIGITAL seseorang dalam menggunakan teknologi digital dengan baik.